Notis ini dikeluarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”). Ia menerangkan data peribadi yang diproses oleh Commun EdTech Sdn. Bhd., tujuannya, pihak yang menerimanya, dan hak anda ke atas data tersebut. Notis ini hendaklah dibaca bersama Dasar Privasi kami.
Commun EdTech Sdn. Bhd. (No. Pendaftaran 202401014736 (1560586-U)) mengendalikan Commun, sebuah sistem maklumat sekolah yang digunakan oleh sekolah di Malaysia. Bagi kebanyakan data peribadi yang disimpan dalam Commun, Sekolah ialah pengawal data di bawah Akta (sebelum pindaan 2024, Akta menyebutnya “pengguna data”) dan Commun ialah pemproses data Sekolah, bertindak atas arahan Sekolah. Bagi data yang anda berikan terus kepada kami — contohnya apabila anda membuat pertanyaan di laman web ini, menempah demonstrasi atau mendaftarkan sekolah — Commun ialah pengawal data.
Bergantung pada hubungan anda dengan sesebuah Sekolah, data peribadi yang diproses dalam Commun mungkin termasuk: nama, nombor pengenalan diri atau pasport, tarikh lahir, kewarganegaraan dan gambar; butiran perhubungan seperti alamat, nombor telefon dan alamat e-mel; hubungan kekeluargaan antara murid dan penjaga; rekod akademik, kehadiran, jadual waktu dan rekod tingkah laku; rekod yuran, pembayaran, invois dan e-Invois, termasuk butiran pengenalan cukai yang dikehendaki oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri bagi MyInvois; butiran pekerjaan kakitangan; komunikasi yang dihantar dan diterima melalui Commun; dan data teknikal seperti rekod log masuk dan pengecam peranti. Sebahagian daripadanya mungkin merupakan data peribadi sensitif di bawah Akta (contohnya maklumat perubatan atau keagamaan); ia diproses hanya apabila Sekolah mempunyai asas yang sah dan dengan keizinan nyata anda apabila dikehendaki.
Data peribadi diproses untuk mentadbir kemasukan, pendaftaran, kurikulum, kehadiran, kebajikan murid, pentaksiran dan pelaporan sesebuah Sekolah; untuk mengeluarkan bil dan mengutip yuran serta mengeluarkan invois dan e-Invois sebagaimana yang dikehendaki undang-undang; untuk berhubung dengan keluarga dan kakitangan; untuk menyediakan portal dan aplikasi mudah alih bagi ibu bapa, murid, guru dan kakitangan; untuk memastikan perkhidmatan kekal selamat dan mencegah penyalahgunaan; untuk memberikan sokongan; untuk mematuhi kewajipan undang-undang dan kawal selia; dan, bagi pertanyaan yang dibuat di laman web ini, untuk menjawab anda dan memberitahu anda tentang Commun.
Kebanyakan data peribadi diberikan oleh Sekolah atau oleh anda melalui borang, portal dan permohonan Sekolah sendiri. Sebahagian data dijana melalui penggunaan Commun oleh anda, seperti rekod kehadiran dan rekod log masuk. Apabila sesebuah Sekolah menyambungkan Commun kepada sistem lain yang dikendalikannya, data mungkin diterima daripada sistem tersebut atas arahan Sekolah.
Data peribadi mungkin didedahkan, hanya setakat yang perlu, kepada: Sekolah dan Pengguna yang dibenarkan oleh Sekolah; penyedia perkhidmatan yang menghoskan dan mengendalikan infrastruktur Commun, menyampaikan mesej (e-mel, WhatsApp dan pemberitahuan aplikasi) atau memproses pembayaran; Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia dan platform MyInvois-nya, apabila sesebuah Sekolah mengeluarkan e-Invois; gerbang pembayaran dan bank yang dipilih oleh Sekolah; penasihat profesional; dan pengawal selia, mahkamah atau pihak berkuasa penguatkuasaan undang-undang apabila dikehendaki oleh undang-undang. Setiap penyedia perkhidmatan terikat secara kontrak dengan kewajipan kerahsiaan dan keselamatan.
Commun dihoskan pada infrastruktur awan di rantau Asia-Pasifik, dengan data disimpan di Singapura. Sesetengah penyedia perkhidmatan, seperti perkhidmatan pemesejan, pemberitahuan dan pembayaran, mungkin memproses data di negara lain. Seksyen 129 Akta, sebagaimana yang dipinda pada 2025, membenarkan pemindahan ke luar Malaysia apabila negara penerima mempunyai undang-undang perlindungan data yang serupa secara substantif dengan Akta, atau memastikan tahap perlindungan yang setara dengannya, atau apabila syarat lain dalam seksyen itu dipenuhi. Sebelum data meninggalkan Malaysia, kami menilai destinasi dan penerima mengikut syarat tersebut, dan kami mengikat setiap penerima secara kontrak untuk melindungi data pada tahap yang dikehendaki oleh Akta. Sesebuah Sekolah boleh meminta daripada kami penilaian yang meliputi datanya.
Commun melindungi data peribadi dengan pengasingan data bagi setiap sekolah, kawalan capaian berasaskan peranan, penyulitan semasa penghantaran dan semasa disimpan, jejak audit bagi capaian dan perubahan, serta pemantauan berterusan. Capaian dalam Commun terhad kepada kakitangan yang memerlukannya untuk menyokong perkhidmatan dan yang terikat dengan kewajipan kerahsiaan.
Sekiranya data peribadi terdedah walaupun dengan langkah-langkah tersebut, tindakan kami — dan kepantasan kami memberitahu Sekolah — dinyatakan di If something goes wrong with your data (dalam bahasa Inggeris).
Data peribadi disimpan selagi langganan Sekolah aktif, dan selepas itu bagi tempoh penyimpanan yang dinyatakan dalam Dasar Privasi kami, supaya Sekolah dapat mengeksport rekodnya. Rekod kewangan dan e-Invois disimpan bagi tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang cukai Malaysia. Data yang anda berikan melalui laman web ini disimpan selagi diperlukan untuk menjawab pertanyaan anda dan bagi tempoh yang munasabah selepas itu.
Di bawah Akta, anda berhak memohon capaian kepada data peribadi yang kami pegang tentang anda, memohon pembetulan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini, menarik balik keizinan apabila keizinan menjadi asas pemprosesan, dan mengehadkan pemprosesan data anda dalam keadaan tertentu. Anda juga boleh meminta supaya data peribadi anda dipindahkan kepada pengawal data lain, apabila ia boleh dilaksanakan dari segi teknikal dan formatnya serasi. Oleh sebab Sekolah ialah pengawal data bagi rekod yang disimpan dalam tenannya, permintaan berkenaan rekod tersebut hendaklah dibuat kepada Sekolah anda, dan kami akan membantu Sekolah menjawabnya. Permintaan berkenaan data yang dipegang oleh Commun sebagai pengawal data boleh dihantar ke alamat di bawah. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum bertindak ke atas sesuatu permintaan, dan fi mungkin dikenakan bagi permintaan capaian sebagaimana yang dibenarkan oleh Akta.
Apabila sesebuah Sekolah memerlukan data peribadi untuk menerima masuk, mendaftar, mengajar, mengeluarkan bil atau berhubung dengan anda atau anak anda, Sekolah mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan tersebut tanpanya. Apabila data peribadi diminta di laman web ini, keengganan memberikannya bermakna kami mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan anda.
Menurut Akta, notis ini dikeluarkan dalam bahasa Inggeris dan bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat percanggahan antara kedua-dua versi, versi bahasa Inggeris yang akan terpakai. Read this notice in English.
Commun EdTech Sdn. Bhd. (No. Pendaftaran 202401014736)
Eco Palladium Block A #03-17, Pusat Perdagangan Ekoflora,
Jalan Ekoflora 7/3, Taman Ekoflora Utama,
81100 Johor Bahru, Johor, Malaysia
[email protected] — sila tandakan mesej anda “Permintaan data peribadi”.
Pegawai Perlindungan Data kami, yang dilantik di bawah seksyen 12A Akta dan didaftarkan dengan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi pada 30 Ogos 2026, boleh dihubungi terus di [email protected].